I. Giới thiệu chung.

Hệ thống MT Dealer là nền tảng trực tuyến giúp các Đại lý, Nhà phân phối và Khách hàng quản lý thông tin sản phẩm, đơn hàng và bảo hành một cách nhanh chóng, chính xác.

Màn hình Trả hàng giúp Nhà Phân Phối / Đại Lý tạo phiếu trả hàng cho MT GROUP, theo dõi quá trình xử lý và quản lý toàn bộ các đơn trả hàng trên hệ thống. Giao diện được thiết kế trực quan, dễ sử dụng, hỗ trợ thao tác nhanh và thuận tiện. Thông qua chức năng này, Nhà Phân Phối / Đại Lý có thể:

- Tạo mới phiếu trả hàng dựa trên đơn mua đã phát sinh.

- Lựa chọn đơn mua cần trả hàng và kế thừa thông tin sản phẩm từ đơn mua.

- Khai báo số lượng trả, lý do trả hàng và các thông tin liên quan.

- Theo dõi trạng thái xử lý của phiếu trả hàng.

- Tra cứu, tìm kiếm và xem chi tiết các phiếu trả hàng đã tạo.

- Điều chỉnh hoặc hủy đơn hàng dễ dàng trong giai đoạn chờ duyệt.

- Quản lý lịch sử trả hàng để đối chiếu với các giao dịch mua hàng và công nợ.

II. Hướng dẫn thao tác trả hàng

Bước 1: Truy cập vào chức năng.

Từ màn hình chính của hệ thống, Nhà phân phối/Đại lý thực hiện: 

Giao dịch → Trả hàng

Hệ thống sẽ hiển thị màn hình Trả hàng, nơi người dùng có thể tạo mới, tra cứu và theo dõi các phiếu trả hàng.

Bước 2: Tạo phiếu trả hàng mới

Tại màn hình Trả hàng, nhấn Thêm mới để khởi tạo phiếu trả hàng.

Hệ thống sẽ mở màn hình Tạo phiếu trả hàng, cho phép người dùng khai báo các thông tin cần thiết trước khi gửi yêu cầu trả hàng.

Bước 3: Chọn đơn mua cần trả hàng

Tại màn hình Tạo phiếu trả hàng, nhấn Chọn mã đơn mua.

Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ danh sách các đơn mua hàng đủ điều kiện trả hàng. Người dùng có thể sử dụng các tiêu chí tìm kiếm như Mã đơn, Thẻ hoặc Khoảng thời gian đặt hàng để nhanh chóng tìm đúng đơn cần trả.

Sau khi xác định được đơn hàng cần trả:

1. Tích chọn vào đơn hàng mong muốn.
2. Nhấn Lưu để xác nhận lựa chọn.

Bước 4: Khai báo thông tin trả hàng

Sau khi chọn và lưu Mã đơn mua, hệ thống sẽ tự động kế thừa các thông tin từ đơn mua, bao gồm thông tin đơn hàng, thông tin bên trả hàng, bên nhận hàng, kho hàng và danh sách sản phẩm.

Người dùng thực hiện:

• Nhập Lý do trả hàng.
• Nhập Số lượng yêu cầu trả cho từng sản phẩm.
• Nhập Ghi chú (nếu có).

Lưu ý: Số lượng trả không được vượt quá số lượng đã mua của từng sản phẩm.

Bước 5: Lưu phiếu trả hàng

Sau khi hoàn tất việc khai báo thông tin trả hàng, người dùng thực hiện một trong các thao tác sau:

• Lưu nháp: Lưu lại phiếu trả hàng để tiếp tục chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin sau.
• Lưu: Gửi phiếu trả hàng lên hệ thống để xử lý.

Khi lưu thành công, hệ thống sẽ tự động tạo Mã đơn trả hàng và hiển thị phiếu trong danh sách Trả hàng.

Lưu ý: Kiểm tra kỹ thông tin và số lượng trả hàng trước khi lưu để đảm bảo dữ liệu chính xác.

Bước 6: Theo dõi trạng thái phiếu trả hàng

Sau khi lưu thành công, người dùng quay lại màn hình Trả hàng để theo dõi và quản lý các phiếu trả hàng đã tạo.

Tại màn hình này, người dùng có thể:

• Tra cứu phiếu trả hàng theo Mã đơn trả hàng.
• Tìm kiếm phiếu theo các tiêu chí như Mã đơn, trạng thái hoặc khoảng thời gian.
• Xem trạng thái xử lý của từng phiếu trả hàng.
• Xem chi tiết thông tin của phiếu trả hàng.

Bước 7: Quy trình xử lý phiếu trả hàng

Sau khi phiếu trả hàng được tạo thành công, hệ thống sẽ xử lý theo quy trình sau:

1. Bên nhận trả hàng duyệt phiếu
   • Bên nhận trả hàng tiếp nhận và xem xét yêu cầu trả hàng.
   • Nếu phiếu được duyệt, quy trình sẽ chuyển sang bước xuất kho.
   • Nếu phiếu không được duyệt, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái từ chối và kết thúc quy trình.
2. Bên trả hàng thực hiện xuất kho
   • Sau khi phiếu được duyệt, bên trả hàng thực hiện xuất kho và bàn giao hàng hóa theo phiếu trả hàng.
3. Bên nhận trả hàng thực hiện nhập kho
   • Khi nhận đủ hàng hóa, bên nhận trả hàng xác nhận nhập kho.
   • Hoàn tất quy trình trả hàng.

III. Lưu ý

• Chỉ các đơn mua đáp ứng điều kiện trả hàng mới được hiển thị để lựa chọn.
• Số lượng trả không được vượt quá số lượng đã mua.
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi lưu phiếu.
• Theo dõi trạng thái xử lý tại màn hình Trả hàng sau khi tạo phiếu.